Mudanza de oficina. Organízala por fases.

Separa preparación, traslado y puesta en marcha. Define quién toma cada decisión y qué debe estar listo en cada fase. Los trabajos informáticos corresponden al responsable o proveedor que designe el cliente, según lo acordado.

Empieza por un inventario de destino

Haz una lista de las salas y puestos que habrá en la nueva oficina. Relaciona cada mesa, silla, armario, caja y equipo con su ubicación prevista. Si una pieza no se traslada directamente, sepárala de la lista principal para revisar qué ocurrirá con ella.

Identifica los muebles que necesitan desmontaje y los elementos compartidos, como salas de reunión o archivos. Anota también las plantas, ascensores y accesos de ambos edificios. Para preparar el traslado de la oficina en Madrid, esa información resulta más útil que un número de puestos sin inventario.

Asigna responsables antes de fijar las fases

Cada tarea necesita un responsable conocido. Distingue el traslado físico, la preparación interna y los trabajos del cliente o de su proveedor informático.

Tarea a definir	Qué dejar acordado
Inventario	Quién valida muebles, cajas, equipos y destinos.
Preparación	Quién embala, etiqueta y reúne la documentación.
Sistemas	Quién hace copias, desconecta y configura los equipos.
Traslado físico	Piezas, accesos y trabajos incluidos con la empresa de mudanzas.
Recepción	Quién recibe, indica ubicaciones y revisa lo entregado.

Acordad este reparto antes de fijar las fases. El responsable técnico del cliente prepara los sistemas; los trabajos del traslado, el embalaje y el desmontaje y montaje del mobiliario se concretan antes del traslado.

Ordena el movimiento en cuatro momentos

1. Preparar. Valida el inventario, etiqueta por sala o puesto y reúne las condiciones de acceso. Avisa de documentación o equipos que requieran una organización específica.
2. Coordinar la salida. Define qué puede quedar listo primero y qué debe seguir en uso hasta el momento acordado. El responsable técnico confirma cuándo se pueden desconectar los sistemas.
3. Trasladar y colocar. Revisa la secuencia de carga y entrega con el equipo. La persona de recepción debe conocer el plano de destino y las ubicaciones acordadas.
4. Comprobar la llegada. Contrasta el inventario y revisa el mobiliario. Los responsables técnicos comprueban conexiones, acceso a sistemas y funcionamiento de los equipos.

El orden concreto depende de los accesos, del mobiliario y de las necesidades de la empresa. Dividir el traslado por fases ayuda a planificarlo, pero no garantiza ausencia de interrupciones.

Reserva tiempo para volver a trabajar

Entregar las cajas y poner en marcha la oficina son momentos diferentes. Acordad quién probará conexiones, equipos y recursos compartidos antes de la incorporación de la plantilla, y quién resolverá las dudas pendientes.

Si parte del mobiliario necesita esperar, consulta el guardamuebles en Madrid y diferencia esas piezas desde el inventario. No las mezcles con lo que debe instalarse en la primera entrega.

Dos dudas habituales

¿Hay que trasladar todos los puestos el mismo día?

Depende del servicio acordado, los accesos y la organización de la empresa. Explica qué necesita seguir funcionando y revisa las posibilidades antes de fijar un calendario.

¿La empresa de mudanzas configura los ordenadores?

No debe darse por incluido. Define con tu responsable informático quién prepara las copias, desconecta, conecta y valida los sistemas; el traslado físico se acuerda por separado.

Tu siguiente paso

Reúne las direcciones, la fecha prevista, el inventario y las limitaciones de acceso. Consulta la planificación de tu traslado de oficina y utiliza la lista general de preparación para revisar las tareas pendientes.

Del plan al traslado

Preparamos mudanzas de viviendas y oficinas en Madrid capital y la Comunidad de Madrid. Cuéntanos las direcciones y qué necesitas incluir.