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Cómo hacer un inventario para trasladar una oficina

Un inventario útil conecta lo que sale de la oficina con el lugar donde debe quedar al llegar. Antes de contar cajas, acuerda con las personas responsables qué se traslada y cómo se nombran las áreas de destino.

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Separa puesto, mueble y equipo
Utiliza códigos que coincidan con el plano
Revisa los elementos especiales
Cierra una versión y comunica cambios
Preguntas frecuentes
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Separa puesto, mueble y equipo

Anota los objetos de forma que puedan reconocerse durante la preparación. Una mesa, un monitor y una caja de documentos pueden pertenecer al mismo puesto, pero necesitan referencias propias. Indica también lo que se queda y aquello cuyo destino todavía está pendiente.

No confundas un inventario de traslado con el registro contable o informático de activos. Tu empresa puede conservar esos controles por separado y vincularlos mediante sus procedimientos.

Utiliza códigos que coincidan con el plano

Este es un ejemplo hipotético para una oficina:

Código	Elemento	Destino	Preparación pendiente
M-01	Mesa	Sala A	Revisar desmontaje
E-01	Pantalla	Puesto A1	Preparación por responsable
C-01	Caja de material	Sala A	Cerrar e identificar

El mismo código debe aparecer en la referencia que acompañe al objeto y en el plano o lista de destino. No hace falta incluir nombres personales o información confidencial en etiquetas exteriores.

Revisa los elementos especiales

Señala mobiliario de dimensiones grandes, piezas delicadas y aparatos con preparación técnica. Las desconexiones y la gestión de sistemas corresponden a sus responsables, según lo acordado. No des por incluidos trabajos técnicos dentro del transporte físico.

Comunica medidas y fotografías de los objetos que presenten dudas, junto con los accesos de ambas oficinas.

Cierra una versión y comunica cambios

Designa una persona que reúna las modificaciones. Si se añaden muebles o cambia el destino de una zona, actualiza las referencias y avisa para revisar el alcance. Mantén identificada la versión que utiliza cada equipo.

Preguntas frecuentes

¿Basta con contar el número de empleados?

No describe el mobiliario, los equipos y las cajas que viajan. Un puesto puede tener necesidades distintas a otro aunque pertenezcan al mismo departamento.

¿Debemos registrar números de serie?

Depende de los controles internos de la empresa. No deben quedar visibles en etiquetas si no son necesarios para el traslado.